Tilrettelæggelse af co-produktion

Af Charlotte Rindom, tidl. teaterchef på Teater Får302

Overvejelser om tilrettelæggelsen af en proces

Med sit udgangspunkt som tidligere leder af Teater Får302 og teatrets erfaringer med co-produktioner i Norden, videregiver Charlotte Rindom her en række overvejelser om, hvad man som producent bør tænke ind i tilrettelæggelsen af en co-produktionsproces.

Indledende spørgsmål til processen

Der er ikke en rigtig rækkefølge eller måde at udarbejde og gennemføre en co-produktion på, da alle samarbejder og processer er forskellige. Her kommer en række punkter, man bør tage stilling til angående processen:

  • Hvem er de involverede i projektet, og hvor skal det opføres?
  • Hvad sker der hvis/når flere parter kommer til senere? Overvej dette i forhold til alle niveauer og på alle punkter i projektet.
  • Hvordan kan man engagere sig i projektet?
  • Hvordan etableres og administreres organisationen?
  • Hvordan er organisationens kommandoveje?
  • Er der tale om et enkeltstående projekt eller lægges der op til et fortløbende samarbejde?

Kulturforskelle og kommunikation

Fra starten er den store udfordring at gøre sig klart, hvilke kulturelle forskelle der findes mellem samarbejdspartnerne, både af folkepsykologisk art og forskelle der ligger hos de forskellige parter organisatorisk. Det er vigtigt at sætte sig ind i partnernes virkelighed kulturelt og lokalt, have en dialog med dem om, hvordan samarbejdet skal ledes og om de specifikke kommandoveje på de forskellige fagområder af co-produktionen.

Man bør gøre en grundig indsats for at få defineret fælles opfattelser af, hvordan problemer karakteriseres:

  • Hvornår er et problem almindeligt – noget, man kan ”manage” sig igennem?
  • Hvornår er et problem komplekst – noget, som kræver innovativ ledelse eller særlige tiltag?
  • Hvornår er der tale om en krise, hvor der skal sættes ind med umiddelbare handlinger og beslutninger?

God kommunikation

Uenigheder og forskelligheder opfattes som anledninger til gensidig læring.
 
W. Barnett Pearce, Ph.d. Professor i psykologi

I dialog og kommunikation drejer det sig om at lytte, stille spørgsmål, forklare og sammen med andre finde veje frem. Dvs. at man kan fremme de værdsættende og refleksive samtaleformer for at skabe fælles indsigt og klarhed. I første omgang skal man i den daglige kommunikation være opmærksom på de punkter i samtalen, hvor man kan ændre samtalens retning til fordel for alle.

Indledning af et samarbejde

En gruppes aktuelle virkelighed og fælles referenceramme har afgørende betydning for gruppens kultur og definerer, hvordan man adskiller sig fra andre grupper. Rammen gør, at man får øje på de samme ting og bliver blind for andre. At gå på udforskning i andres virkelighed kræver en anerkendende tilgang.

Der er en tendens til, at initiativer, som indholdsmæssigt er centralt fastlagt og tidsmæssigt kortfristede, skaber modstand. Derfor kan det anbefales, at man planlægger projektet i samspil med alle involverede og indledningsvist gennem uformelle samtaler afsøger medarbejdernes synsvinkler, så behovet for projektet bliver et fælles ønske. 

Læring i et samarbejde

Teams sammensat til et enkeltstående projekt løser meget ofte opgaven fint, og som det den er – et afgrænset projekt, både hvad angår tid og indhold, tit med ansatte udefra. Her kan det desværre være svært at bibeholde den erfaring og læring, der er kommet ud af det, i de enkelte organisationer. Derimod kan der ved længerevarende samarbejder oparbejdes erfaringer, da man i fællesskab bemander anderledes, og da sigtet med samarbejdet er en længerevarende praksis sammen. Et fortløbende samarbejde skal give mening for den enkelte partner, og processer og deltagelse vil derfor skulle planlægges anderledes.

… gå personligt ind i en organisatorisk læreproces sammen med kolleger man har tillid til og respekt for... Det kommer til at handle om at eksperimentere, iagttage, diskutere og korrigere... om at turde skabe sin egen model.
 
Jan Molin, Professor, cand.psyk. dr.merc. 

For at sikre en erfaring og læring på det hold man opretter til samarbejdet – om det er enkeltstående eller fortløbende - skal ramme- og processtyringen være nøje udtænkt, så læring i begge tilfælde kan opnås.

Kunstnerisk ledelse

Når man inviterer til samarbejde, må man på et tidspunkt opgive sit eneejerskab over projektet og gå ind i et fællesejerskab. Derved sker der selvfølgelig ændringer, som vil påvirke projektet i forskellige retninger, og man skal altid holde sig sin egen kunstneriske integritet for øje. Det er vigtigt at finde den fælles vision for projektet og så åbent som muligt kortlægge både egne personlige ambitioner, den enkelte partners ambitioner og de fælles ambitioner for co-produktionen.

Proces- og projektleder

Det anbefales at tilknytte en stilling, der er dedikeret til at styre processen og sørge for, at den fælles kurs bevares og alle interesser så vidt muligt varetages. Hvis ikke der er ressourcer til en egentlig procesleder, bør denne funktion inkorporeres i producentens jobbeskrivelse. Det er utroligt vigtigt, at processen tilrettelægges og følges tæt, så alt berøres og gennemføres.

Deadlines

Sæt tydelige deadlines for kunstneriske, organisatoriske og økonomiske beslutninger. I processen vil der naturligvis kunne afviges fra dem i takt med, at projektet udvikler sig, men en klar plan og fælles fastsatte deadlines er et uvurderligt udgangspunkt.

Økonomistyring og fundraising

Afklar alle aftaler om økonomien så detaljeret som muligt:

  • Hvem fundraiser?
  • Hvad bringer man ind i samarbejdet af ressourcer – finanser, arbejdskraft, udstyr
  • Hvor stor en procentdel af økonomien bidrager den enkelte partner med?
  • Hvordan fordeles overskud/underskud? Efter evne i forhold til co.-producenternes respektive størrelser? I forhold til indskud/fundraising? Ligelig fordeling?
  • Hvordan skal proceduren for løbende opsamling af indtægter, omkostninger og udgifter udformes i praksis?
  • Hvordan er den enkelte partners ressourcer i forhold til likviditeten, bevillinger, salgsindtægter og garantier?
  • Hvordan styres økonomien mellem parterne?
  • Hvilken auditering er nødvendig i forhold til parterne og bevillingsgivere?

Logistik og rejseplaner

Det er vigtigt i opstarten af et samarbejde, at der afholdes møder til planlægning og afklaring af mange af de punkter, der fremhæves her. Der bør indledende laves en mødeplan og et overblik over de nødvendige rejser forbundet med projektet. Det er vigtigt at mødes face-to-face, telefon- og e-mailkorrespondancer er ikke nok. Der skal fx også sammen laves et indledende kunstnerisk arbejde, enten overordnet eller ”på gulvet”.

Ejerskab, royalties og projektets videre liv

Der skal tages stilling til i hvilken form, af hvem og til hvilken royalty værket kan udnyttes efter den første projektperiode.

Ansvar og forpligtelser

Den enkelte partners ansvar over for egne og fælles ansatte skal defineres klart. Ansættelses- og lønforhold skal afklares, både imellem parterne og internt i de enkelte organisationer: Har man samme lønniveau for alle eller lokal løn? Hvem ansætter udefrakommende medarbejdere?

Ansvar og beslutningskompetencer i forhold til de enkelte medarbejdere skal uddelegeres.

Pr og marketing

Man bør tænke formidlingen af co-produktionen som et selvstændigt projekt, uafhængigt af de enkelte partneres vanlige kommunikations- og pr-strategi: Skal der findes ét fælles brand til samarbejdet?

Man kan fx skabe en ny visuel identitet ved at hyre et eksternt grafisk bureau.

Tvister

Det er tilrådeligt altid kun at være forpligtet i forhold til sit eget lands love. Forslag til formulering i kontrakten under “disputes” kunne være: ”Each project partner is subject to the laws of its own country.” Dog er man ved en retsag juridisk underlagt lovgivningen i det land, hvor tvisten afgøres. 

Evalueringer

Lav evalueringer som en konstruktiv og tilrettelagt proces, der lytter til alle, med spørgsmål der peger fremad. Bevar herved den fortsatte læring. Hold interessenter løbende underrettet om projektet, sådan at den endelige rapport er genkendelig for alle.

Om kompas1      Kontakt os      Downloads