Produktionsplanlægning

Af Oliver Campbell-Calder, produktionsleder på REPUBLIQUE

Her følger en række punkter og gode råd, som er hensigtsmæssige at tænke ind i sin turnéplanlægning. Disse råd er baseret på erfaringer fra garvede produktionsledere og sigter mest mod større produktioner, der turnerer i begrænset omfang blandt større spillesteder.

Produktionslederens turnétjekliste

For det faste teater eller fastproducerende kompagni tænkes turné ofte ind som et supplement til det øvrige repertoire. Nogle gange opstår turnémuligheder uventet, fx i kølvandet på en succesforestilling, og her gælder det om at finde de bedst mulige løsninger i forhold til bemanding og planlægning. Disse turnéscenarier kan fx forekomme:

Kort turnéforløb med lang tidshorisont: Her anbefales det at planlægge turnéen i forbindelse med sæsonplanlægningen. Den kan således evt. løses af det faste personale.

Kort turnéforløb med kort tidshorisont: Dette kan volde problemer, særligt i forhold til bemandingen. Det kan være svært både at frigøre fast personale fra deres planlagte arbejde og finde de rigtige freelancere (der kender forestillingen) med kort varsel. Her må man løse problemerne, som de opstår, og være forberedt på udfordringer.

Langt turnéforløb: Dette kræver altid en lang planlægningshorisont for realistisk set at kunne afvikles. Det anbefales at koordinere turnéen i forbindelse med sæsonplanlægningen og løse bemandingen med en kombination af fast personale og oplærte freelancere. Her kan man med god planlægning indtænke det faste personales ønsker.

Opøvning af forestilling før turné

Hvis man skal turnere med en forestilling mere end ca. 6 måneder efter, den sidst har spillet, kræver det en prøveopsætning med opøvning, tekniske prøver mv. Hvis man har mulighed for det, kan det løses med en lokal genopsætning på eget spillested før turnéstart, ellers anbefales det at lave en decideret prøveopsætning i Danmark eller udlandet i forbindelse med turnéen. 

Med nyt cast og/eller teknisk crew kan det kræve op til 21 dages forberedelser og prøver forud for turnéen. Beregn ca. 37 timers forberedelse til hvert fagområde på produktionen, dvs. lys, lyd, regi og scene. Hertil kommer skuespilleres/danseres/musikeres mv. indstuderingstid, som vil være meget individuelt afhængig af produktionens omfang, om der er tale om ny besætning mv. Man kan desuden indtænke oplæring af nye turnéteknikere under turnéen. 

Turnéråd om scenografien

  • Tjek om spillestedernes scenegulve er jævne (hvis ikke, vær beredt på at løse de problemer, det kan volde).
  • Maksimal gulvbelastning for dekoration/teknik: 500 kg/m2.
  • Lav vægtberegninger på alt.
  • Dekoraktionen skal kunne brydes ned i pakkevenlige elementer – à la et LEGO-system.
  • Sørg for hjul til transport på alt.
  • Lav evt. en turnéudgave af dekorationen, som kan adapteres til større eller mindre scener.
  • Vær opmærksom på sigtelinjer – lav snittegninger og beregninger på synsvikler i forhold til dekorationen. Understreg evt. behov for billetprisdifferentiering i forhold til sigtelinjer over for aftageren/spillestedet. Særligt gulvprojektion og -spil kan være problematisk og vil ikke kunne ses tilstrækkeligt på alle teatre. Beregn evt. en begrænsningsprocent ved andet end standard publikumsopbygning, så der er enighed om de udsynsbegrænsninger, der vil forekomme.

Turnéråd om teknik overordnet

  • Tænk i fleksibilitet.
  • Aftal med spillestedet, at de leverer alt konventionelt teknisk udstyr.
  • Kompagniet medbringer alt specialudstyr og alt, der er indbygget i dekorationen.
  • Hvis kompagniet selv medbringer lys skal det køre på egne dæmpere og strømfordelingsbokse.
  • Lav en housebox til hver afdeling på produktionen (lys, lyd, scene mv.) med deres respektive udstyr, materialer mv. og inkluder værktøj, så I ikke er afhængige af spillestedets værktøj.
  • Bed om 1x32amp til opstilling – medbring selv strømfordelingsboks – så der er strøm til alt værktøj mv.

NB! Hvis kompagniet selv medbringer teknisk udstyr er det også jeres ansvar at servicere og reparere det.

  • Vær opmærksom på, at alle g-kroge ikke passer til alle træk, hvis man selv medbringer udstyr med ophæng. Sørg for fleksible backupløsninger (fx Super Clamps) eller tjek med spillestedet, at de har de nødvendige ekstra kroge, der passer til deres træk.
  • Vær opmærksom på øvrige mulige problematikker, hvor spillestedets og kompagniets udstyr mødes.
  • Sørg for separat strømforsyning til medbragt udstyr.
  • Sørg for alle nødvendige stikadaptorer og overgange.

Turnéråd om lys

  • Designet skal tilpasses et spilleareal på max 10 x 10 m.
  • Lav et turnédesign samtidig med arbejdet med den lokale opsætning, hvis det lokale design tænkes større/mere omstændeligt end turnéplottet.
  • Lav lysplaner i flere formater.
  • Anvend 1,2-2 kW profiler.
  • Medbring selv pult eller pc med wing eller node samt alle nødvendige DMX-overgange.
  • Medbring selv speciallamper.

Turnéråd om lyd

  • Medbring eget lydbord/afviklingsenhed.
  • Medbring egne mikroports – men bed spillestedet om at have et backup-system klar.

NB! Der skal indhentes tilladelse til brug af frekvenser til trådløst udstyr i visse lande. Generelt gælder samme regler i de europæiske lande, men det tilrådes, at man tjekker op på evt. lokale regler i udlandet. 

I Danmark kan man frit benytte følgende frekvensområder til trådløse mikrofoner, In-Ear monitors mv. uden tilladelse:

823-831 MHz
863-865 MHz
470-790 MHz (ledige ”huller”)

Fra og med 2013 er frekvensområdet 800-820 MHz overgået til trådløst netværk i hele EU og må derfor ikke længere anvendes. For området 470-790 MHz gælder det desuden, at tv-transmission har prioritet over trådløse mikrofoner.

Nærmere vejledninger om brug af trådløst lydudstyr findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.

Ledige frekvenser i området 470-790 MHz kan søges frem ved at spørge til en given landsdel eller by med dette værktøj

Man kan også hente oplysninger om ledige frekvenser via denne gratis app:
Download til iPhone
Download til Android

Turnéråd om video

  • Vær opmærksom på at jeres videoprojektioner ikke nødvendigvis passer ind alle steder. Der kan være begrænset udsyn til gulvprojektioner. Vær igen særligt opmærksom på sigtelinjer.
  • Medbring altid egen afviklingsenhed/server med videomaterialet.
  • Medbring om nødvendigt egen videoprojektor.

Turnéråd om kostumer

  • Sørg for en aftale ang. vask, rens og vedligehold af kostumer og parykker. Ved turné til mindre spillesteder er der ikke altid tilknyttet kostumeafdeling eller vask- og vedligeholdelsesfaciliteter. Her kan man fx undersøge om hotellet kan tilbyde en service.
  • Lav en aftale med arrangøren om at få en lokal påklæder tilknyttet, hvis det er muligt.

Brandsikkerhedsgodkendelse

Jeres tekniske rider og kontrakt med arrangøren skal blot tage udgangspunkt i de danske standarder for brandsikkerhed og den eventuelle lokale godkendelse, produktionen har fået. Det er herudover arrangørens ansvar at sørge for yderligere brandsikkerhedsgodkendelse på spillestedet. 

Hvis der anvendes specielle materialer kan man få lavet en brandtest på Dansk Brand- og sikringstekniske Institut (DBI) for ca. 2.000 kr. 

Få jeres lokale brandsikkerhedsgodkendelse oversat til udenlandsturnébrug.

Turnéråd om produktionsplanlægning

  • Afhold et produktionsmøde med hele holdet ca. 14 dage før afrejse.
  • Afhold et møde på scenen på ankomstdagen.
  • Afsæt 1 time til møde med local crew, hvor I medbringer computer med billeder eller timelapse video af produktionen. 
  • Afsæt 1 time til get-in inkl. opmåling mv.
  • Afsæt en dag til opsætning (om nødvendigt – afhænger af produktionens omfang)
  • Regn med 4 timer til get-out (lav bemanding herefter)

Vigtigt at huske i budgettet

  • Løn til forarbejde for alle. Alle timer, der ligger uden for selve turnéperioden, aflønnes med timeløn, ikke dagsgager. 
  • Udgifter til flightcases og andet transportudstyr.
  • Forsikring af udstyr ved udenlandstransport.
  • Leje af teknisk udstyr for hele perioden (inkl. evt. opøvning)
  • Udgifter til evt. ændringer af scenografi til turnéudgave.
  • Hav en 10-15 % buffer til transportudgifter.

Bemanding

  • Ansæt en turnéleder, der har det overordnede ansvar ude på spillestederne.
  • Hav flere teknikere på på de første par turnésteder.
  • Oplær flere afviklere, så man har mulighed for fleksibilitet og udskiftning ved sygdom, eller hvis de faste afviklere ikke er til rådighed i turnéperioden.
  • Hvis man skal spille i længere tid på samme spillested, kan man tænke i at oplære local crew til produktionen og evt. køre med en lokal afvikler.
  • Tilbyd de rejsende medarbejdere 3 forskellige rejsetidspunkter, som de selv må vælge imellem, men THAT’S IT, mere fleksibilitet behøver du ikke at operere med.

Transport 

The truck is your first meeting with the local crew!
 
Luc Galle, produktionsleder for NEEDCOMPANY

Det er altafgørende for et godt førstehåndsindtryk, at lastbilen er pakket godt, at alt er på hjul og let at gå til. Invester i flightcases og andet transportmateriel, som gør det let at pakke, læsse og transportere udstyret. Alt skal enten være på hjul eller kunne løftes med en palleløfter. 

I Europa er det billigere at rejse med trailer end med container. Det sparer også tid og gør det nemmere at få adgang til spillestederne med lasten. Prioriter enten en trailer med lift eller med sidelæs, hvor der kan lastes og aflæsses med gaffeltruck. 

Tænk i pladsøkonomi ift. pakningen af hensyn til containerstørrelse. Det er som en tommelfingerregel ca. 50 % dyrere at leje en 40’ fod end en 20’ fod standardcontainer.

Ved transport uden for EU skal der udfærdiges en ATA-Carnet , som skal være klar min. 1 uge før fragten afhentes. Carnet’en bør ikke være for detaljeret. NB! Der må ikke indgå madvarer, så skriv fx ”teaterblod”, ikke ”sirup”.

Nogle lande, fx Australien og sydamerikanske lande, kræver, at dekorationen sprøjtebehandles mod insekter og andre skadedyr. Tjek op på dette med værtslandet.
Husk at bestille af- og pålæsningstid hos fragtmanden.

Tjek op på forsikringsregler ang. pakning og læsning/aflæsning af fragt – dækker forsikringen fx, hvis man selv pakker læsset?

Lav evt. en ”prøvepakning” før den endelige afsendelse. 

Om kompas1      Kontakt os      Downloads